«Ты одинок?  Надоело работать самостоятельно? Не любишь принимать решения? Собери совещание!

Ты сможешь:

• показать графики и посмотреть на других 
• почувствовать себя важным
• подержать указку и поесть печенек
• порассуждать обо всем на свете и произвести впечатление на коллег….

И всё это в рабочее время! Совещание - реальная альтернатива работе!»

                                                                           Из управленческого фольклора :)

 

Вы любите совещания? Или согласны с бизнесменом Марком Кьюбаном, владельцем баскетбольной команды Dallas Mavericks и состояния в $2,3 млрд, сказавшем: «Я ненавижу совещания. Они настоящие убийцы производительности. Никому не нравятся рабочие встречи, кроме людей, которые приносят пончики, и людей, которые любят поболтать о своих детях».

Wall Street Journal опубликовал результаты исследования, согласно которым менеджмент компаний тратит от 11 до 23 часов в неделю на совещания, а среднестатистический сотрудник проводит на них до 15 часов. При том, что при «пятидневке» средняя продолжительность рабочего времени в неделю составляет 15 часов.

Специалисты консалтинговой компании STL Microsoft Training в прошлом году подсчитали, что сотрудники малых, средних и крупных компаний посещают порядка 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных перед началом совещаний целей.

 Мы предлагаем Вам обратить внимание на некоторые способы улучшения качества, которые применяют высокоэффективные управленческие команды и руководители

 

Быстро, четко и по делу

 

1. Регулярность или актуальность?

 Собирайтесь только для решения конкретных проблем. К. Нортон, партнер Google Ventures, предлагает всем устранить еженедельные планерки: любые собрания должны проводиться по конкретному поводу, а не для того, чтобы раздавать задания, и собирать отчеты о их выполнении. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.  Вообще, формат совещания — один из самых неэффективных способов использования рабочего времени.  Но если уж Вы их используете – старайтесь задействовать и вовлечь в обсуждение каждого участника.

 

• У каждого формата есть показания к применению и методика проведения. Совещание, «мозговой штурм», планерка и «пятиминутка» имеют разные цели и особенности проведения. Что вы хотите получить от встречи? Формат определяют ключевые моменты: роль ведущего, стиль обсуждения и результат встречи. В ходе совещания можно выдвинуть идеи, оценить варианты, найти решения. Если необходим творческий подход -  используйте «мозговой» или «вопросный» штурмы, обязательно обеспечивая психологическую безопасность участников. Каждый из них должен иметь возможность, без опаски, озвучить свою идею и высказать мнение. Планерка всегда проходит по делу, намеченной повестке. Ее цель - анализ текущего состояние процесса и «нарезка» новых задач. Планерка подобна устной отчетности по заданным показателям, поэтому наличие конкретных показателей обязательно! Некоторые компании используют смысловой подход к проведению планерок и запрещают их проводить, если заранее не сформулирована четкая цель (Intel).  «Пятиминутка» служит, в основном, для формирования рабочего настроя и коррекции приоритетов на день. 5 - 15 минут на позитив и ключевые моменты рабочего плана - не больше!
•  Переизбыток совещаний. Если проводите еженедельно – попробуйте увеличить разрыв до двух недель.  Участники опаздывают, задерживаются - назначайте совещания на 9.00. J  Всегда обозначайте точное время окончания совещания и неукоснительно его выдерживайте. Заканчивайте чуть раньше.  Используйте таймер при обсуждении. Его звук – сигнал «закрыть рот» для любого выступающего.  Если Вы – руководитель, не уподобляйтесь бывшей CEO Yahoo! М. Майер, созывавшей до 70 совещаний в неделю и регулярно опаздывающей на них, заставляя сотрудников ждать. Возможно, это тешит самолюбие, но резко снижает продуктивность работы подчиненных.

 2. Больше или меньше участников?

Максимально ограничивайте состав участников. На совещании должны присутствовать лишь те, кто напрямую влияет на выработку решений по вопросам повестки. Всегда, когда возможно, используйте «правило двух пицц» (two pizza rule): участников встречи должно быть столько, чтобы их можно было бы угостить всего двумя пиццами, то есть не более восьми человек. Так действовал глава Amazon Джефф Безос. Еще одно хорошее правило, которому более 30 лет следуют в инженерной компании Semco: «совещание должны посещать либо те, кто его организовал, вынося на обсуждение важную для них проблему, либо те, кто может узнать там необходимую для своей работы информацию». В Semco сделали совещания свободными для посещения: интересуешься темой – добро пожаловать, не интересно — давай, до свидания. Пропустил – виноват сам :)

 3. Длиннее или короче?

Общее мнение большинства участников разного рода совещаний: чем короче – тем лучше. Представители IT – индустрии настаивают на 15 - ти минутных продуктивных сессиях. «Если Ваша встреча ограничена 15 минутами, у всех нет времени отвлекаться на болтовню». Представители «традиционного бизнеса» согласны на сессии по 30 – 40 минут. В одной крупной промышленной компании (по данным Bain & Company), сократив продолжительность совещаний с 60 до 30 минут и ограничив максимальное число участников до семи, удалось сэкономить эквивалент 200 средних зарплат работников. Управляйте собранием с помощью таймера. Соблюдайте план, тайминг и предупреждайте, сколько времени есть у каждого участника собрания для выступления.

 4. План или импровизация?

Планы – ничто, планирование – все! По данным, все той же, консалтинговой компании Bain & Company, 63% совещаний и встреч, вообще не имели никакой запланированной повестки. Как результат, более половины времени рабочих встреч состоят из пустых разговоров. Хотите этого избежать – сформируйте повестку, составьте письменный план и выдерживайте его по максимуму.

 Собрание должно иметь время начала и окончания, и начинаться, независимо от того, все ли приглашенные явились. Установите четкие лимиты времени на выступления. Чаще всего, достаточно 5-7 минут. Это приучает людей готовить свои выступления и говорить по сути. Любые отступления от темы должны пресекаться Председателем или ведущим (модератором).

 Типовая структура собрания:

• приветствие;
• оглашение целей встречи, поставленных задач, формата проведения;
• обсуждение и анализ существующих проблем;
• получение обратной связи от исполнителей;
• анализ результатов и постановка задач на ближайшее время;
• подведение итогов.

Определите точное время для проработки каждого пункта повестки, выделите время для перерыва, если совещание предполагает длительное время проведения. Помните, что регламент должен быть удобным и для руководителя, и для участников. 3–7 минут на выступление по постановке задач; 5–7 минут на прения. Перерывы рассчитывают по 10–15 минут на каждые 45–60 минут активной работы. Фактически, совещания длительнее часа, приводят к полной утрате внимания участников.

 Обдумайте:

• Задачи, которые вы ставите, необходимо решать прямо сегодня?
• Что должны вынести с совещания его участники?
• Как должна измениться их работа после встречи?
• Вся ли необходимая информация собрана?
• Не получите ли вы ответа «не знаю» на какой-либо вопрос?
• Какие документы понадобятся?
• Можно ли решить проблему другим путем, не проводя совещания?

 

Распечатайте необходимую информацию по экземпляру на каждого участника совещания. В наглядной форме воспринимать информацию намного удобнее, чем на слух.

Обязательно ведите протокол. Заносите в него все основные моменты из докладов, выступлений и дискуссии. Главное – фиксируйте результаты встречи и принятые решения по схеме: «задача – результаты – контроль – исполнитель – ответственный». По итогам совещания, сделайте рассылку протокола его участникам в кратчайшие сроки. Следите за результатами.

 5. Демократия или диктатура?

У совещания должен быть «хозяин». Сбор участников обеспечивает конкретный руководитель, который формирует повестку встречи и отвечает за результаты.

Вести совещание должен выбранный председатель или назначенный ведущий, который будет следить за регламентом. Очевидно, что он в основном, отвечает за соблюдение правил, а не выработку решений поставленной перед участниками проблемы.  

Участниками дискуссии должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме.  Помня, что высказаться должны все, начинайте с участников, занимающих самые низкие должности среди присутствующих. Иначе авторитет выступающих руководителей не позволит им предложить нестандартные идеи. Не бойтесь эскалации разговора. Спокойная и доброжелательная атмосфера порой обозначает лишь то, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы. Используйте слово «стоп» для пресечения обсуждений вне темы. Не стесняйтесь останавливать говорившего, предупреждая его об отходе от темы. Время стоит денег, так что не тратьте его зря.

 

6. Отдых или работа?

Психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе выяснили, что совещания стоя намного эффективнее обычных: стоящие участники генерируют больше плодотворных идей и более склонны ощущать себя единой командой. Самое главное — такие встречи заканчиваются быстрее. :) Линейные руководители Facebook и Twitter, вслед за своими боссами, стали проводить совещания стоя.

Некоторые управленцы, предпочитают, подобно Платону с учениками, прогуливаться, проводя планерки на ходу.

Пусть все приходят без гаджетов. Смартфоны и планшеты — отличный способ для сотрудника уклониться от обсуждения, сделав вид, что он анализирует информацию или реагирует на важный и срочный запрос. Пресекайте такие попытки, итак 65% опрошенных сотрудников считают, что совещания отвлекают их от работы, а 71% участников определяют их как непродуктивные и неэффективные.

 7. «Вживую» или удаленно?

 «Совещания были необходимы в доцифровую эпоху. С развитием интернета и систем по управлению проектами практика совещаний стала обременением для современного бизнеса», — считает Александр Першиков, председатель совета директоров инвестфонда Key Group.  «Мы в 2017 году совершенно отказались от совещаний, убрали даже еженедельные планерки», — говорит Евгений Львов, СЕО агрегатора такси «Везет». Заменив личные встречи конференц-звонками, в которых участвуют только те, кто причастен к конкретной проблеме, в «Везет» сотрудник тратит на обсуждение текучки на три-четыре часа в неделю меньше.

Одна за другой, компании уходят от совещаний к работе на онлайн-платформах и в мессенджерах. Проводят видео- и голосовые совещания, онлайн – конференции, используют «доски» Trello и их аналоги. Все это экономит время, силы и энергию сотрудников и оставляет «информационные следы» в виде запросов, задач и отчетов о выполнении.

Вывод от Илона Маска: «Пожалуйста, избегайте совещаний, если вы не уверены, что они представляют ценность для всех собравшихся. В таком случае делайте их максимально короткими….. Уйдите со встречи или прекратите ее, когда поймете, что от нее никакого толку. Это не грубо! Грубо — это заставлять людей оставаться и тратить свое время».

Мы с ним согласны!

                                                                                            А что думаете Вы?

С уважением, бизнес - консультант Игорь Ткач

лидерство, менеджмент, управление, бизнес