Исследователи обнаружили главную пользу многозадачности.

Оказалось, что работа в режиме multitacking  серьезно поднимает самооценку, создавая иллюзию успешности  и эффективности. И это приносит мгновенное моральное удовлетворение самому мультитаскеру, за счет выброса допамина,  важнейшего элемента в системе вознаграждения мозга.

«Люди испытывают приятные ощущения, переключаясь между задачами», - пишет нейробиолог  Д. Левитин.  И на это, как Вы прочтете ниже,  легко «подсесть»….

 Результаты большинства исследований подтверждают вред многозадачности:

•  Исследование Стрэйера показало, что те из многозадачников, кто утверждал, что способен продуктивно и долго работать в режиме переключения не смогли справиться с тестами на способность к многозадачности. Они значительно переценивали свою способность к мультитаскингу и хуже контролировали эмоции.
•  У тех, кто решал задания  познавательного характера в многозадачном режиме, согласно данным исследования Г. Уилсона в Лондонском университете, наблюдалось снижение  уровня IQ. Их интеллектуальный потенциал соответствовал уровню тех, кто не спал целые сутки или курил марихуану. У мужчин уровень интеллекта падал сильнее, чем у женщин.
•  Результаты МРТ, с помощью которых учёные Университета Сассекса исследователи работу мозга, показали, что у испытуемых, которые чаще переключались с одной задачи на другую, плотность серого вещества в передней поясной коре, была меньше. А эта область отвечает за контроль и управление эмоциями, и способность к эмпатии.
•  Мультитаскеры хуже запоминают информацию, испытывают трудности в структурировании мыслей и не умеют фильтровать лишний «информационный мусор».   Мозгу просто не хватает ресурсов на одновременное выполнение  двух  серьезных дел, поэтому скорость обработки информации падает, а количество ошибок стремительно растет. Это выяснили ученые Стэнфордского университета.  А Г.  Марк из Университета Калифорнии в Ирвине утверждает,  что требуется порядка  25 минут, чтобы вернуться к задаче! Некоторые испытуемые,  участвующие в ее исследовании, к исходной задаче не вернулись вообще.
•  Многозадачность увеличивает выработку гормонов, провоцирующих и «питающих» стресс и эмоциональное выгорание. Постоянное переключение напрягает и утомляет нас, заставляя чувствовать себя «опустошенными и тревожными».

  «То, что мы называем многозадачностью, часто оказывается интернет – зависимостью», пишет психолог Ш. Карсон в своей книге „Твой креативный мозг“.  И, похоже, она во многом права. Некоторые специалисты называют частую проверку почты и лент соцсетей «нейронаркоманией».  Ведь при выполнении таких простейших действий, человек получает значительную дозу гормона поощрения – дофамина. Это стимулирует его все чаще переключаться и немедленно «вознаграждатьс»я.  Дополнительно, создаётся иллюзия, что выполняется много задач, хотя реальный эффект от них  практически нулевой.  

Возникает «порочный круг», вырваться из которого нелегко.

 Мозг плохо справляется с многозадачностью. Она мешает структурировать  мысли, оценивать и обрабатывать информацию, снижая качество работы  и продуктивность сотрудника.

 Типы  многозадачности

 Когда люди думают, что делают несколько дел одновременно, на самом деле они быстро переключаются с одного задания на другое. И затрачивают дополнительные интеллектуальные и физические ресурсы, увеличивая общее время на выполнение задач в течение рабочего дня.

 Выделяют три основных типа многозадачности:

•  Одновременное выполнение двух задач. Когда Вы ведете переписку по электронной почте во время совещания или набиваете цифры отчета, говоря по телефону с потенциальным клиентом.  
• Переключение на другую задачу при незавершенной первой. Вы пытаетесь сконцентрироваться, чтобы найти оптимальное решение сложной задачи и внезапно получаете другое, более срочное задание.
• Выполнение двух или более сложных задач «паровозиком» - друг за другом, без перерыва. Закончив сложную задачу, Вы  сразу переходите к другой, не переключившись. Некоторое время мозг Простейший пример – перемещение сотрудника с одного совещания по выработке решений на другое, а затем – на переговоры с подрядчиком для разрешения возникшего конфликта.

 Существуют ли «прирожденные многозадачники»?

 Увы, Природа не может без «патологий» и ученые периодически находят «супертаскеров»  - имеющих врожденный талант справляться с несколькими задачами одновременно. Но даже они не могут выполнять сложные задачи ОДНОВРЕМЕННО. Их мозг также переключается с одной задачи на другую, делая это немного быстрее, чем у других. Чаще всего, весь их талант сводится к способности выполнять короткие однородные задачи (диспетчеры и офис – менеджеры) или к умению работать над одной задачей, не отвлекаясь, в условиях внешних помех.

 И проблема не в том, что только 2 – 10 % людей эффективно используют возможности многозадачности. Проблема в том, что к этим нескольким процентам себя почему то относят 90% работающих людей, хватаясь  за несколько дел одновременно.

                          Как выжить в многозадачной среде

 Человеку, активно взаимодействующему с коллегами и руководителями, партнерами, контрагентами и клиентами, сегодня, практически невозможно избежать многозадачности. Как минимизировать потери внимания, энергии и времени в процессе выполнения рабочих заданий?

 Несколько рекомендаций из материалов нашего тренинга

«Работа под давлением»:

 1.    Создайте и защищайте свой «Золотой час». Это период времени продолжительностью  40 – 60 минут, в ходе рабочего дня, в течение которого Вы обычно максимально продуктивны. Определите его и старайтесь использовать непрерывно для решения самых сложных и приоритетных дел. Избавляйте себя на этот период от смартфонов и соблазна проверить электронную почту. Защищайте его, добиваясь от своих коллег и руководителей права 1 раз в день работать без отвлечений. Это окупится уже в первую неделю!

 2.    Все фиксируйте/ записывайте. Место и способ не имеют значения. Главное – освободить оперативную память мозга от необходимости постоянно удерживать обрывки информации из области неоконченных или прерванных дел. Помните: «голова – чтобы думать, а бумага – чтобы сохранять»! Хороший совет от Т. Чатфилда для многозадачников: «Заведите два списка. Один — для дел, которые лучше делать с помощью интернета, а другой — для дел, которые лучше делать офлайн» И никогда не смешивайте их – так Вы избавитесь от соблазна

  3.  Создавайте информационные «запруды». Не можете укротить свой смартфон - установите расписание для проверки почты. Выберите 3 – 5 конкретных моментов в рабочий день, когда Вы на несколько минут будете обращаться к этому источнику многозадачности.

 4.     Сосредоточьтесь на коротких задачах. После каждой информационной «запруды» сделайте несколько мелких дел из списка, выбирая те, на которые уйдет не более 2 – минут. Потратьте на них в сумме 10 минут и вновь вернитесь к основным задачам.

 5.    Попробуйте музыку. На первый взгляд, нужна тишина, но рутинную работу в «open – space» офисе, для минимизации отвлечений,  можно делать под музыку. С помощью музыки Вы даже можете сбалансировать и компенсировать свое внутреннее состояние: при напряженной работе – включайте спокойную мелодию, а при монотонной, когда надо прийти в тонус – веселое, быстрое или агрессивное. Если надо думать – музыка без слов, если просто считать или заполнять таблицы – слушайте песни со словами. :) 

 Этих советов и рекомендаций может оказаться недостаточно, чтобы Вы окончательно разобрались с многозадачностью.  Поэтому, подробно расскажу о технологии выживания в условиях информационного давления и непрерывного потока рабочих задач.

    «Пакетная обработка»

Она основана на исследованиях и рекомендациях Тео Компернолле, доктора медицины, который ведет программы по подготовке руководителей в нескольких бизнес-школах (INSEAD, TIAS), университетах и корпорациях по всему миру. 

Компернолле  получил научную степень за исследования природы стресса и стал признанным экспертом по вопросам повышения устойчивости в деловой среде руководителей, управленческих команд, организаций и семей  — особенно в периоды конфликтов, стрессов и перемен.

 Зачем упаковывать работу в пакеты?

 Наш мыслящий мозг, выполняющий интеллектуальную работу, не способен работать в многозадачном режиме. Здесь и сейчас он может заниматься только одним делом. Исключений не бывает. Когда мы пытаемся работать в многозадачном режиме, он постоянно переключается между разными задачами.

Каждое переключение с одной задачи на другую, каждая помеха и отвлечение внимания негативно влияют на концентрацию, память, креативность и продуктивность. Постоянная подключенность к окружающим процессам – звонкам, электронной почте, уведомлениям мессенджеров, репликам и вопросам коллег -  создает хронический стресс.

57% профессионалов и руководителей за день переключаются в среднем между пятью задачами. 25% — между семью, а 10% — между 10 задачами и более. 60% из них пытаются делать два дела одновременно, от пяти раз в день (например, проверять электронную почту во время разговора по телефону или совещания), а 13% - чаще 10 раз в день.

 Представьте, что вы пишите служебную записку с обоснованием необходимости финансирования нового проекта. Этот вопрос  про цифры, аргументы и порядок действий  полностью занимает всю рабочую память вашего мозга. Вдруг вы слышите уведомление о новом письме на электронной  почте. Оно от клиента, который давно должен был ответить на Ваше предложение. Вам хочется быстро глянуть  - что там? Ведь это займет всего «несколько секунд»….

Но для вашего мозга все не так просто! Он должен перегрузить весь сложнейший контекст, связанный со служебной запиской, в промежуточную память. Затем — извлечь из вашей долгосрочной памяти контекст, связанный с предложением клиенту и историю отношений с ним,  чтобы понять суть его ответа. Потом ему надо поместить этот контекст в промежуточную память, восстановить контекст служебной записки из промежуточной памяти и продолжить работу над запиской.

 Проблема — в этом переключении между задачами.

• Каждое дополнительное переключение увеличивает затраты времени, энергии, внимания  и снижает  интеллектуальную продуктивность.  
• Емкость нашей временной памяти ограничена. Поэтому, чем чаще мы  переключаемся между задачами, тем больше упускаем и забываем.
• Такие переключения отнимают у мозга массу сил. Это одна из причин, почему многие сотрудники офисов открытого типа к концу рабочего дня чувствуют себя умственно выжатыми, как лимон.
• Чем чаще мы переключаемся между задачами, тем больше сбоев происходит в мыслительном процессе и тем больше ошибок — и глупых, и критических — мы совершаем.

 При сложной работе многозадачность вполне может увеличить время ее выполнения в четыре раза и более!

 Издержки становятся еще больше, когда задачи носят сложный или эмоциональный характер, особенно, когда вы в стрессе. И негативное влияние этих факторов всегда суммируется!

Результат: мозгу требуется около двух минут, чтобы после 30-секундного перерыва вернуться к прежнему уровню концентрации на основной задаче.

 Вывод: переключение между задачами тормозит работу нашего мыслящего мозга и снижает ее качество: мозг занят, но не продуктивен.

 Хотели бы Вы, чтобы вас оперировал хирург, который бегает между несколькими операционными столами, а в промежутке проверяет личную электронную почту? И все это – не выпуская из рук свой смартфон? :)

 Простое решение – «пакетная обработка»

 Современный руководитель или специалист - профессионал, вряд ли могут  полностью избежать многозадачности. Но каждый из нас может свести многозадачность к минимуму и организовать работу в условиях помех.

Приступаем!

   1. Осознаем приоритеты. «Важное редко бывает срочным, а срочное редко бываем важным». Чтобы быть максимально эффективным, необходимо сосредоточиться на важных задачах и грамотно управлять срочными делами. До того, как вписать задачу в ежедневник, спросите себя: «Должен ли я это делать, даже если у меня есть время?». Чтобы делать это легко, надо  четко знать ответы на следующие вопросы:

• Каковы мои приоритеты — не только на работе, но и в жизни в целом?
• Какие виды деятельности удаются мне лучше всего и приносят наибольшее удовольствие?

Какое отношение это имеет к оптимальной организации умственного труда?

Дело  в том, что она строится на правильном выборе — причем не только в фундаментальных судьбоносных вопросах. Правильно выбрать  небольшие повседневные дела, которые соответствуют нашим ключевым ценностям и приоритетам — тоже очень  важно. Невозможно стать по-настоящему успешным и эффективным, если вы не знаете, чего хотите в жизни. Это настолько важно, что все люди должны определить  свои жизненные приоритеты. Приоритеты задают направление, по которому вы хотите идти. Удовольствие заставляет вас нестись в этом направлении во всю мощь. Когда приоритеты и то, что доставляет вам удовольствие, совпадают, вы получаете максимальные результаты. И легко отстранитесь от всего лишнего. 

Вы должны сразу же выбирать время для таких дел в своем ежедневнике, и упаковать в пакет «Приоритетное»: «делаю только одно дело, ни на что не отвлекаясь».

• Самый эффективный подход — выполнить приоритетное  дело за «один присест» с начала и до конца, сосредоточенно и не отвлекаясь на посторонние дела. Используйте для этого свой «Золотой час» (см. предыдущую рассылку).
• Если задача слишком большая и выполнить ее за один раз не получится, разделите ее на логические части. Лучше всего делить работу на отдельные главы, подзадачи, этапы и т.п., которые можно выполнить за один присест (25 – 45 минут). Так вам не надо будет удерживать много информации во временной памяти в голове.

 N. B.  В среднем специалистам выпадает возможность всего два раза в неделю сосредоточенно поработать над одной интеллектуальной задачей в течение 45 минут. Г. Марк из Калифорнийского университета установила: сотрудникам удается безотрывно поработать над проектом в среднем 11 минут, прежде чем кто-то или что-то отвлечет их внимание. После того, как их прерывают, требуется не меньше 25 минут, чтобы вернуться к первоначальной задаче: ведь одно постороннее дело обычно  влечет за собой другое. В 40% случаев сотрудники так и не возвращаются к первоначальной задаче. Учитесь защищать «Золотой час» для пакета «Приоритет» - иначе останетесь без «золота» J

 2. Трижды консультируемся у Парето.  Вспомните принцип Парето, по которому 20% вашей деятельности обеспечивают 80% результатов. Посмотрите на список Ваших дел и выберите эти 20% задач. Выбрали? А теперь, из этих двадцати процентов, выберите новые - 20% ключевых задач. Вот теперь, Вы действительно «хорошо просеяли» дела, которые сегодня  необходимо сделать. Эту процедуру можно провести и третий раз подряд, если суммарное количество задач превышает 2/3 рабочего времени.  Выбранные по этой схеме дела «упаковываем» в пакет «Ключевое».

Кстати, такое применение закона Парето особенно полезно для перфекционистов. Обычно, они, наоборот, - тратят 80% своего времени на то, чтобы довести до совершенства главные 20% своей работы.  J

 3. Рутина? В прочный «музыкальный» пакет!  Наверняка у вас много рутинных задач, выполнение которых не потребует серьезных размышлений – перебирать, копировать, заполнять и т.д.  Помните, что рутинную работу, вполне, можно делать под музыку. С помощью нее Вы сможете сбалансировать свое внутреннее состояние:

• напряженная работа – включайте спокойную мелодию,
• надо прийти в тонус – веселая эстрадная, танцевальная или агрессивная,.
• думаете – пусть играет музыка без слов,
• просто считаете – слушайте песни со словами на иностранном языке.

 Переключение между рутинными задачами «внутри пакета»  может даже повысить вашу продуктивность, поскольку такая многозадачность делает работу менее скучной и стимулирует внимание и интерес к ней. Это и объясняет, почему в «open space» офисах так продуктивно трудятся сотрудники, выполняющие в основном, рутинную работу. Особенно - экстраверты, нуждающиеся во внешних контактах.

 4. Три пакета электронной почты.  Одно из огромных преимуществ пакетной обработки почты - возможность сэкономить время и силы.

Электронная почта не только сжирает массу нашего драгоценного времени, но и подрывает наше внимание, концентрацию, сосредоточенное размышление. заставляя мыслящий мозг постоянно переключаться. Каждый раз, чтобы открыть электронную почту, нужно проделать ряд небольших, но отнимающих время операций. А пакетная обработка почты позволит сократить их количество и сэкономить.

• Начните с самого главного – составьте  жесткий график работы с электронной почтой, 3 – 5 раз за день.Это и будут ваши  информационные «запруды» (см. предыдущую рассылку)
• Включайте таймер, чтобы ограничить время работы с почтой. Заканчивайте работу с почтой по сигналу, даже если вы не успели разобраться со всеми письмами -  это заставит вас работать на повышение собственной эффективности
• Используйте  телефон или планшет для работы с почтой только в крайних случаях – они уступают по скорости работы ноутбуку и компьютеру. (маленький экран ограничивает обзор и охват при чтении и наборе ответа).
• Никогда не начинайте утро с проверки электронной почты, особенно, если Вам днем предстоит напряженная интеллектуальная работа, так как Вы просто «уничтожите» бо́льшую часть подготовительной работы, которую Ваш мозг проделал за ночь. А ведь он трудился для Вашего успеха!
• Отключите все звуковые уведомления о приходе новых писем и сообщений – так Вы сможете снизить уровень отвлечений на 70 – 80%
• Используйте «правило трех». Если вы обменялись с адресатом тремя письмами, а вопрос по-прежнему не решен, лучше позвоните этому человеку или назначьте встречу (личную или  по Skype).

                                          Разворачиваем пакеты

 Последовательная пакетная обработка во много раз эффективнее параллельной многозадачности, при которой Вы вынуждены дробить задачи на мелкие части и постоянно переключаться между ними.  30 минут непрерывной работы в 10 раз эффективнее, чем три раза по 10 минут, чередуемые с другими делами, из – за . потери интеллектуальной продуктивности.

•  Главное правило выживания в многозадачности – работать отдельными изолированными  «пакетами».  Добейтесь  «полного офлайна» хотя бы на один «Золотой час» в день, для работы с пакетом «Приоритетное».
•  Выбирая время в своем ежедневнике, постарайтесь не дробить задачу на мелкие части и выделяйте для нее такой промежуток, чтобы выполнить ее с начала  и до конца. Так вы сможете добиться значительного прогресса и успеете сделать гораздо больше, чем, если будете перепрыгивать с одного задания на другое.
•  Если задача исходит от босса или внешнего клиента, Вы должны сначала подумать, сколько времени займет у вас ее выполнение. Возьмите за правило никогда не вносить новую задачу в список дел, а сразу же открывайте ежедневник и смотрите, есть ли у вас для нее место в соответствующем «пакете» и запас времени на выполнение. Если времени нет, проверьте, какие дела вы можете перенести на более поздний срок или перепоручить кому-то другому.
•  Объединяйте связанные между собой задачи  одной области или связанные одной темой в общий пакет, и выделяйте для работы над таким пакетом непрерывный отрезок времени.  Учитывайте: чем меньше связаны между собой задачи, тем дольше происходят переключения между ними, тем больше устает ваш мозг и тем выше уровень стресса.

 Опустошить пакет и отдохнуть

 Выполнив ключевую задачу или разобравшись с «рутинным» пакетом, не начинайте сразу же проверять электронную почту, а сделайте перерыв. Множество небольших решений, которые мы принимаем при работе с электронной почтой (включая простейшие - удалить сообщение или нет), съедают столько же энергии мозга, как и принятие одного важного решения.

Вашему мозгу нужны такие перерывы, чтобы:

• переварить и сохранить результаты своей работы и освободить временную память для новых задач.
• восстановить энергетические запасы мозга.
• самое главное, такой отдых нужен, чтобы мозг осуществил трудоемкую процедуру переключения контекстов

Отдых абсолютно необходим, если задачи относятся к разным областям — особенно если  вам нужно переключиться с размышлений о людях на размышления о вещах. После этого можно приступать к новому делу.

 Заключение

 Метод пакетной обработки позволяет получать большее удовольствие от работы, ведь ничто так не мотивирует людей, как достигнутые успехи.

И каждый раз, выполнив задачу или пакет «рутины», «электронной почты», Вы сможете испытать гораздо большее удовлетворение, чем от выполнения маленького фрагмента задачи. Можете  установить себе вознаграждение за достигнутую цель – это усилит эффект удовлетворенности.

 Многозадачность – как  жонглирование несколькими мячами одной рукой.

Наш мыслящий мозг не умеет этого делать, он просто имитирует работу в многозадачном режиме, затрачивая на эту иллюзию слишком много энергии и сил. 

 И если Ваш успех на работе и в жизни зависит от Вашей интеллектуальной, умственной,  творческой продуктивности, а не от тупого перекладывания бумажек на офисном столе, обеспечьте его временем и ресурсами для генерации идей и правильных «прорывных» решений!

 И Вы добьетесь максимального успеха быстрее и легче, ведь Вы же талантливы и умны, верно?

С уважением, Ваш бизнес - тренер Игорь Ткач, пропагандирующий "пакеты" для мозга! :)

 

тайм-менеджмент, управление, тренинг, лидерство, менеджмент, бизнес, мастер-класс