Вынужденная «коронавирусная» изоляция, привела к перемещению серьезных деловых переговоров из области личных встреч в онлайн. Google Hangouts,  Zoom, Skype и другие виды видеосвязи, заменяют традиционные переговорные комнаты, преобразуя стратегию, тактику и приемы ведения бизнес - переговоров.

 Что действительно изменилось и как вести переговоры онлайн, чтобы добиваться нужных результатов?

 

1. Качество передаваемой друг другу информации

 Начнем с очевидного. Удаленное общение значительно снижает качество информации, которой обмениваются собеседники. Начинают отвлекать, раздражать и сбивать с толку многие факторы: задержка и зависание картинки, потеря звука, насыщенный задний фон, посторонние шумы, не отключенные вовремя микрофоны, колебания и дергание гаджетов, просто «укачивающих» собеседника. :)

Сбивают также проблемы с общим доступом на экран/рабочий стол, когда стороны пытаются обмениваться документами и презентациями.

Кстати, еще один хороший способ «позлить» своего собеседника и испортить переговоры – надеть пеструю рубашку/блузку «в рубчик или горошек», чтобы у него на экране все мерцало или «подсветить» себя «желтушной» лампой. 

Все это «ломает» стройную структуру «убеждающей» части переговоров, превращая ее в тестовую «наладку» оборудования, а не серьезные обсуждения с контрагентом.

Решение

• Очистите рабочий стол, убедившись, что на экране не будет личных файлов, «зацепок» в виде названий документов и конфиденциальной информации.
• Проведите пробные встречи с коллегами. Проверьте качество звука при работе с гарнитурой и микрофоном Вашего ноутбука. Помните, что проблемы могут возникнуть уже в ходе работы, поэтому заранее продумайте альтернативные/запасные способы коммуникации (СМС, WhatsApp, Telegram и Viber мессенджеры, e-mail) и обязательно предварительно согласуйте их с партнерами.
• Разберитесь с фоном. Ведите переговоры из пустого помещения. Старайтесь, чтобы естественный фон позади Вас не был насыщен предметами (карты города, вид из окна, книги, статуэтки, картины) – это отвлекает от сути обсуждаемых вопросов. Используя виртуальный фон, помните, что он может «захватывать» или «отрезать» некоторые части тела, особенно при жестикуляции, вызывая у собеседника лишние негативные реакции, удивление или смех.
• Заранее готовьте все необходимые документы в открытом и свернутом виде, чтобы сразу выводить на экран нужный фрагмент или слайд, а не «тормозить», ожидая открытия.

 

2. Конфиденциальность

Ваш собеседник, впрочем, как и Вы, хочет быть уверен, что разговор «принадлежит» только Вам двоим. В онлайн формате это очень важно. Не зря в США,  главный прокурор Нью-Йорка начал проверку Zoom Video Communications, владельца «Zoom», которая активно используется в судебных заседаниях онлайн.  активно на предмет обеспечения конфиденциальности, а ранее против подали нее уже подавали иск в Калифорнии. Якобы она передавала личные данные пользователей сторонним компаниям, включая Facebook, не информируя об этом клиентов.

Решение

Обозначьте эту конфиденциальность словами и обзорной демонстрацией окружающей Вас обстановки. Это придает дополнительное доверие и усиливает шансы на положительный исход переговоров. Если Вы заранее не согласовали возможность присутствия других участников, в ходе переговоров в помещении не должно быть никого постороннего. То же самое относится к попыткам сделать видеозапись диалога на гаджет без предварительного разрешения другой стороны. Огромное количество сделок срывается именно из-за попытки фиксации онлайн разговора «на всякий случай»… :)

 

3. Снижение эмоционального личного влияния

Переговоры по видео, это по сути – общение двух «говорящих голов». В этом - серьезное отличие от общения вживую. Через расстояние исчезает часть доверительности, эмоциональности – как влияния, так и реакции на него, искажаются все невербальные знаки, уходят интонации голоса и полутона. Пропадает контакт глаз и телесный контакт – рукопожатия, передача документов, перерывы на чай или кофе, в ходе которых переговоры становятся, как правило, более неформальными, а темы – свободными. Все это формирует атмосферу переговоров, приближая нужный результат.

Переговорщики отмечают, что онлайн снижает эффективность определения типа собеседника, переводя переговорный процесс в формальный обмен данными и мнениями.

Решение

Хорошее базовое решение - штатив с держателем для мобильного телефона. Установите камеру на уровне глаз. Если камера и экран разнесены, например, при работе с ПК или ноутбуком, прикрепите около камеры, в которую Вам и следует в ходе переговоров смотреть, стикер со смайликом. Это создаст основу для зрительного контакта и поможет установить чуть больше доверия и взаимопонимания. Иначе, собеседник будет считать, что Вы отвлекаетесь на кого то, читаете текст с другого экрана или просто что-то скрываете. J

Умеренно жестикулируйте в кадре, чтобы были видны ваши руки. Когда анализируете поведенческие реакции собеседника (мимику, жесты или, упаси боже, признаки лжи J), помните о задержке времени видеосигнала.

Сосредоточьтесь на вербальной информации, анализируйте обороты речи собеседника и слова – маркеры, показывающие как он мыслит и обрабатывает поступающую к нему информацию – это позволит более качественно убеждать.

Помните, что Ваш оппонент сейчас находится в комфортной для себя обстановке, поэтому его уже сложнее уговорить или «продавить» на то или иное решение. Он всегда сможет просто нажать на кнопку «выход». Все это предъявляет более жесткие требования к аргументации (см. ниже).

 

4. Ощущение «временности» происходящего

Это очень серьезная проблема текущей ситуации. Все вокруг крайне неопределенно и большинство деловых людей пытаются уловить сигналы о возможном продолжении или окончании «режимных ограничений».

Профессиональные переговорщики, юристы и эксперты рынка отмечают, что сейчас в бизнес – среде предпочитают не заключать новые соглашения, а лишь корректируют существующие договоренности. Многие бизнесмены просто выжидают, что и как будет дальше, предпочитая действовать на краткосрочную перспективу. Значительное количество деловых людей, опасаясь ухудшения кризисной ситуации, стремятся получить максимальную выгоду сейчас, в ущерб будущим возможностям (а там видно будет). А «красные директора» и представители старшего поколения, просто откладывают важные переговоры до окончания самоизоляции, потому, что привыкли договариваться лично «с глаза на глаз».

Решение

Похоже, социальное дистанцирование, надолго и пора привыкать жить в новой реальности. В английских судах, где все очень консервативно и традиционно, принято приносить клятву на священном тексте библии. В онлайн режиме уже разрешают класть руку к ходе клятвы на своё собственное святое писание или любую другую священную книгу. Указывая, при этом, что даже без ритуала, ложь перед судом будет преследоваться по закону :)

• Демонстрируя партнеру по переговорам новую реальность и подталкивая их к долгосрочным контрактам, смело приводите примеры радикальных изменений вокруг: каршеринг, покупки онлайн и курьерская доставка, дистанционное обучение и мед. диагностика и уникальное «оптовое» принятие разнообразных поправок в Конституцию.  (Последний пример, конечно, шутка. J)
• Покажите несколько возможностей по фиксации достигнутых договоренностей, которых удалось достичь в онлайне. Напрягите своих юристов – пусть включат в положения договора пункт о легких способах обмена документами, ЭЦП и т.д.
• Начиная переговоры онлайн, поддерживайте привычный для «живых» переговоров, алгоритм: приветствие, small talking (как дела, спасибо что нашли время, что нового?) и т д., перерывы на кофе (который можно выпить совместно перед экранами).
• Для снятия страха будущего у оппонента, активно используйте переговорные техники, вроде четырех-шаговой модели «Представьте себе».
• Усиливайте рациональную составляющую в убеждении, старайтесь больше опираться на факты и точные цифры – в условиях удаленности и неопределенности они станут мощным «якорем» текущих переговоров. По возможности, выносите их на общий экран – пусть станут наглядными. 
• Сразу после проведения предварительных или основных переговоров онлайн, отправьте вашему партнеру письмо или сообщение в мессенджер, с коротким резюме вашего разговора, благодарностью за уделенное время и выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Это поможет, если вы что-то не так поняли или упустили.

 Разумеется, кое в чем, видео-переговоры имеют преимущество перед живой встречей. Снижение расходов на проезд, перелет и проживание, экономия времени, более комфортная и привычная обстановка (на радость замкнутым интровертам :)), снижение риска заразиться COVID 19.

Поэтому, уже в трех штатах США внедрили даже судебные заседания онлайн. онлайн – суды. В Техасе. 400 судей штата зарегистрировали свои учётные записи в Zoom и за один день в штате смогли провести 92 судебных заседания!

Если через онлайн проводят судебные процессы – сам Бог и Фемида рекомендуют нам заключать выгодные контракты онлайн!

 P.S.

Эта статья – наш короткий ответ на предложение одного из наших партнеров темы для вебинара:

«Как эффективно проводить переговоры онлайн через Zoom или Skype». 

Тема действительно, актуальная. Мы ее только слегка затронули. Если Вы и Ваши сотрудники стали активно участвовать в онлайн переговорах, заказывайте наш тренинг или онлайн - вебинар.

Мы разберем все детали подготовки и ведения деловых переговоров в онлайн-режиме, чтобы Вы за кратчайшее время приходили к максимально выгодным для Вас результатам!

С уважением, Ваш бизнес - консультант Игорь Ткач

 

продажи, мастер-класс, менеджмент, тренинг, управление, лидерство, маркетинг