Представьте, что Вы напряженно работаете над очередной трудной задачей, стараясь успеть выполнить все запланированное на сегодня, как вдруг….

• ·         Раздается телефонный звонок…
• ·         В кабинет вбегает Ваш коллега или подчиненный (или, упаси боже, руководитель… J)
• ·         На почту «прилетает» письмо с сигналами о всех немыслимых высших приоритетах…
• ·         На Вашем компьютере или ноутбуке «летит» жесткий диск

Можете добавить сюда, что угодно из своих самых кошмарных снов о работе/бизнесе …..

В общем, Вы узнаете, что в Вашем рабочем графике начинается настоящий кризис и Вы попали

в жесточайший цейтнот.

Как в этих условиях сохранить ясность ума, контроль над ситуацией и выйти из нее победителем?

  

Воспользуйтесь Алгоритмом действий в кризисной ситуации, разработанным в нашей Высшей Школе Профессионалов, который помог очень многим нашим Клиентам, участникам тренинговых программ по Тайм – менеджменту и Оперативному управлению.  Итак, 15 шагов по выходу из кризиса, делайте их один за другим:

 1. STOP!

Прекратить любое физическое действие и/или обдумывание предыдущего задания. Многие люди, столкнувшись с новым событием, продолжают по инерции доделывать предыдущее дело, особенно - в своих мыслях, упуская с самого начала важные детали новой проблемы. Необходимо научиться быстро переключать все внимание на новый вопрос. Ведь теперь, это - Ваш высший приоритет!

 2. «Овладеваю собой!»

 За 2-10 секунд нейтрализовать любые эмоции - положительные или отрицательные; привести свое сознание в порядок.

Часто столкнувшись с проблемой, хочется «рвать и метать». Но наш разум способен точно отразить окружающую Вас реальность, объективно оценивая возможности и риски, только когда он спокоен как «водная гладь озера без волн и ряби».

Снять напряжение можно с помощью десятка простых, но мощных приемов и техник, которые участники изучают на наших тренингах по тайм - менеджменту, управлению стрессами и переговорам (там тоже нужно сохранять ясную голову!).

Успокоились? Отлично! Вот теперь можно начинать думать.

 3. Фиксация на бумаге.

Составить список всех дел, необходимых для ликвидации кризисной ситуации. Не жалейте времени на составление этого списка, обязательно на бумаге - загруженный новыми проблемами мозг не способен удержать в памяти всю информацию.

Самый тупой карандаш - надежнее самой острой памяти! Помните: забытое дело грозит новым кризисом!

 4. Определить DeadLine (DL) и запас времени на решение кризиса.

Рассчитайте, сколько всего у Вас времени на преодоление кризиса, от DL до текущего момента, и отнимите от него 20% (на самый непредвиденный случай, см. пункт 9). Отлично! Вы только что, предотвратили новый кризис! Многие не рассчитывают этот объем, попадая в новый «цейтнот внутри цейтнота», из которого им уже не выбраться.

 5. Представить наихудший вариант развития событий и, исходя из этого, сформировать план действий.

Опора на худший вариант развития ситуации - честный подход к разрешению кризиса. Если есть путь с «самого дна», то любое внешнее улучшение ситуации - уже дополнительный бонус! Опаснее предполагать, что все, наверное, не так уж плохо, недооценив реальность. Помните: оптимизм нам нужен не для оценки ситуации, а для ее улучшения!

 6. Расставить приоритеты по списку дел.

Важно правильно подобрать признаки приоритетности. Во временнОм кризисе они обычно такие:

• ·         Максимально устраняющие проблему - здесь, сейчас и желательно - в будущем. В отличие от «нормальной» жизни, в кризисе часто приходится, отсекая будущее, сосредотачиваться на настоящем. Скажем, врач, оказывая медпомощь тяжелораненому, на месте происшествия, заботится о скорости остановки кровотечения и дезинфекции при обработке раны больше, чем о красоте шва.
• ·         Ценность возмещения потерь. Решение должно быть дешевле текущих и отдаленных последствий от ущерба. Грубо говоря: дешевле на рубль - имеет право на реализацию!
• ·         Цепочка или поглощение. Приоритетным является дело, решение которого позволяет начать решать следующие задачи или поглощает другие дела, ускоряя достижение необходимого результата!  «Три в одном», включая удовольствие от готовности справится с проблемой!

 7. «Лиса в капкане».

Говорят, что лиса, попав в капкан, способна отгрызть лапу ради сохранения своей жизни. Также и в кризисе важно продолжать искать лучшее решение и быть готовым принять его от других, в том числе - от подчиненных, без чувства зависти. Часто, это - серьезная проблема для руководителя. Еще более важно суметь отказаться от почти выполненного действия, основанного на первичной информации, в пользу лучшего, появившегося в ходе устранения цейтнота. Да, очень жаль потраченных усилий, но возможно, они и дали возможность найти более эффективное решение. Так что, решительно «отгрызайте лапу» и избавляйтесь от психологического капкана!

 8. Делегирование.

Если Вы делаете то, что за Вас может сделать Ваш подчиненный - Вы совершаете должностное преступление!

Обычное делегирование, это ответ самому себе на вопрос: кто сделает данную работу, если я заболею или не приду в офис?

В ситуации кризиса запрос на делегирование жестче - кто возьмет руководство и приоритетные дела на себя, если я вообще выйду из игры?

Смело делегируйте - ведь Ваши сотрудники уже обучены делать такую работу!

Или не обучены?.. Тогда встречайте новый кризис! Хотя нет, Вы еще можете успеть обучить их, обратившись к нам за программой "ТРОН. Делегирование"

 9. 80% - 20%. Привет от Парето!

Из всего ресурсного времени (100%) планируйте только 80%.

Незапланированные 20% нужны для того, чтобы не создать кризис внутри кризиса.

Забив делами, хоть и самыми важными, весь временной ресурс, Вы включите эффект «домино». Стоит одному делу затянуться чуть больше отведенной для него «нормы», как повалится весь выстроенный Вами график. Из-под этого обвала без серьезных потерь уже не выбраться.

 10. Устранение паникера из пространства, где решается кризис, чтобы избежать эффекта психического заражения всех сотрудников в группе.

Важно понять, что паникером может стать любой, кто слишком негативно и эмоционально отреагировал на возникшую ситуацию. Скорость заражения паническими настроениями всего коллектива фантастична. На войне паникеров расстреливают на месте, а нам достаточно вывести их из кабинета, поручив простое задание. Хотя бы временно - пока Вы думаете и распределяете задачи подчиненным. Когда «паникер» вернется, все уже включатся в конструктивную работу, и «заразить» их будет сложно. И тогда Вы сможете подключить паникера к делам группы, начавшей конструктивно мыслить и устранять кризис.

Что делать, если сегодня этот паникер - Вы? Для этого в алгоритме и существуют первые три пункта!

 11. Мотивация.

Помните сами и объясните другим, что в случае удачного разрешения кризиса - это Ваш успех, а в случае неудачи - это приобретение ценного профессионального и жизненного опыта. Нет неудачи – есть оперативная Обратная связь, показывающая путь к будущему развитию! Радуйтесь неудачам - Вам есть над чем работать на пути к совершенству!

 12. Объем информации.

Человек всегда хочет получить 100% информации для успешного выполнения задания. И часто ждет, и ждет, когда соберет ее всю, упуская драгоценное время. Поэтому, важно быстро получить основное информационное «ядро» и начать действовать. Главное - понять суть, возникшей проблемы и приступить к тем действиям, которые в любом случае делать придется. За это время обычно поступают и недостающие сведения.

 13. В группе, решающей как преодолеть кризис желательно наличие т.н. «Канарейки» - человека, обладающего интуицией.

Название пришло из тех времен, когда в шахты брали не газоанализаторы, а клетки с живыми птицами. Чувствительные к метану канарейки «выключались», сигнализируя шахтерам об угрозе для их жизни.

Наверняка у вас в команде есть человек, который, выслушав «идеальный план преодоления проблемы», горячо одобренный кучей менеджеров, тяжело вздохнет и тихо скажет: «Что-то здесь не то...».

В военной разведке таких людей ценят, особенно перед выходом в тыл врага. Часто они, как и та канарейка в шахте, не могут объяснить, что их смущает, но прислушаться к их тревожным ощущениям стоит. Главное - не превратить учет полезного признака в форму «шаманства» или гадания: «Отчего у Петровича сегодня болит правая нога»?

На практических тренингах по развитию Эмоционального интеллекта, мы учим сотрудников и руководителей компаний, быстро и точно оценивать свои чувства и на основе экспресс – анализа, находить наилучший вариант отношения к происходящему и принимать более точные решения.

 14. Как определить, что ваше решение правильное?

Чаще мы узнаем об этом в конце кризиса. А хочется - раньше. Вы помните содержание управленческого решения?  5 его ключевых факторов:

• ·         Экономический. Прибыль превышает объем затрат;
• ·         Организационный. Ситуация решена сейчас и создан фундамент для ее решения или устранения в будущем. Система, на которую Вы опирались, сработала хорошо.
• ·         Социальный. У всех членов команды и у Вас твердое положительное морально - психологическое состояние.
• ·         Правовой. Вы соблюдали законы, регламенты и инструкции и они оказались адекватны текущей ситуации, оберегали Вас от провалов и помогали действовать быстро и точно.
• ·         Технологический. Вы все действовали грамотно и осознанно, следуя правильным алгоритмам, которые позволяли сохранять время, Вашу энергию и нервную систему.

В результате всех Ваших действий должен возрасти уровень Вашего авторитета и власти как менеджера!

Не должно быть неприятного осадка, сожаления из-за чего-то упущенного. Вы должны быть уверены, что поступили единственно верно. Если осадок есть - попробуйте разобраться в причинах и исправить. Иначе - все может повториться. Ведь это был не последний кризис!

 15. Достойно себя наградить! :) Ведь Вы столько выдержали и испытали.

Алгоритм работает.

Вам достаточно дождаться ближайшего форс - мажора в своей жизни, чтобы в этом убедиться.

Правда, вряд ли стоит подставлять грудь пуле, проверяя на прочность бронежилет.

Вдруг, именно сегодня, стрелявший целился в нашу мудрую голову. А, помня, что мудрый человек отличается от умного, способностью не попадать в трудные ситуации, давайте попробуем оказаться в месте, куда пуля вообще не полетит!

 Учитесь уважать собственное время.

Если хотите быть успешным, важно научиться эффективно управлять собой и своими задачами в напряженном рабочем графике. А если у Вас, Ваших коллег или подчиненных все же возникают трудности с анализом системы целей, расстановкой приоритетов, поставкой конкретных задач и программ действий, то звоните нам – мы поможем!

 

Вложите этот краткий алгоритм в свой органайзер.

Поверьте, он еще не раз выручит Вас в трудную минуту!

 

1. STOP! Прекратить любое действие.

2. «Овладеваю собой!» Привести разум в порядок.

3. Фиксация на бумаге. Составить новый список дел.

4.Определить DeadLine! Расчет времени на преодоление кризиса.

5. Планируем от наихудшего сценария. Поиск варианта действий

6. Расставить приоритеты по списку дел. Признаки приоритета:

• ·          Максимально устраняющие проблему;
• ·          Решение дешевле последствий от ущерба;
• ·          «Цепочка» и поглощение.

7. «Лиса в капкане». Готовность пожертвовать хорошим в пользу лучшего;

8. Делегирование. Кто сделает эту работу, если я сейчас ....

9. 80% - 20%.

10. Устранение паникера. Все - вон!!!

11. Мотивация. Наш успех или приобретение ценного опыта.

12. Объем информации. Понял суть - приступай и действуй.

13. Жива ли «Канарейка»?

14. Сухой остаток. Правы ли Вы? Признаки правильного решения:

• ·         Прибыль превышает затраты;
• ·         Ситуация решена сейчас и в будущем;
• ·         Вы действуете по правилам, грамотно, быстро и точно;
• ·         Твердое морально - психологическое состояние менеджера и членов группы.
• ·         Вырос уровень власти (авторитета) менеджера;

15. Вознаграждение за усилия.

С уважением, Ваш бизнес - тренер Игорь Ткач, не раз испытавший этот алгоритм в на практике. Работает!

 

трон, тайм-менеджмент, менеджмент, лидерство, управление, мастер-класс, бизнес