и наказание для примитивных!

Контроль – одна из основных функций классического менеджмента, ключевой элемент административного управления. Довольно скучного, в сравнении, например с Инновационным менеджментом или Лидерством, где все «ярко, креативно  и харизматично». 

    И поэтому, часто, он воспринимается исключительно, как инструмент поиска причин и поводов для наказания, со всеми сопутствующими: «почему не выполнено в срок…», «кто виноват…» и «что делать дальше…»

Неудивительно, что большинство руководителей и их подчиненных воспринимают контроль как неприятную эпизодическую обязанность, своего рода управленческий ритуал.  

 В реальности, контроль – один из интереснейших инструментов управления людьми и бизнес–процессами, развития потенциала и руководителя, и его сотрудников. Не менее творческий, чем внедрение инноваций.

Здесь, как в сериале «Альф»: –  Вы не любите кошек? Да вы просто не умеете их готовить!

 Рецепт «вкусного» контроля

 Как превратить скучную, но необходимую функцию контроля в механизм развития?

  Начнем с ключевых правил умного контроля

1.    Цель контроля — помочь сотрудникам достичь целей, устраняя отклонения и оказывая поддержку при выполнении задач. Умный руководитель стремится к профилактике возможных затруднений еще на этапе постановки задач, старается своевременно выявлять возможные ошибки и устранить их, прежде чем они приведут к критической ситуации. Чем опытнее Вы становитесь, тем деликатнее должна быть Ваша поддержка. Вы как любящий и предусмотрительный «Родитель» (руководитель), оказываетесь около своего «Ребенка» (подчиненного) за секунду до возможного падения. Подстраховываете и отходите в сторону.  Примитивный руководитель обязательно дождется ошибки или провала, чтобы в очередной раз с наслаждением «отчитать нерадивого исполнителя». 

   2. Контроль – это проверка и оценка того, о чем договаривались заранее. Да, именно так. Вы можете проверять все, что посчитаете нужным, но оценивать должны лишь то, что обозначили своему подчиненному в качестве поставленной цели или регламентированного процесса. Это называется «прозрачностью» контроля. Подчиненный должен точно знать параметры оценки своего труда. Всевозможные - «да, это и дураку понятно…» и «само собой разумеется, что и это тоже надо было сделать…» в качестве дополнительных оцениваемых факторов, категорически неприемлемы. Именно этим грешат примитивные руководители – забыв или не сумев точно описать ожидаемый результат, перекладывают вину на подчиненного. Разумеется, по мере роста квалификации исполнителя, степень детализации разъяснений снижается, но рамка оцениваемого результата остается максимально конкретной.

 3. Контроль и СТО. Умный руководитель понимает, что каждое отклонение возникает как Случайность, повторяется как Тенденция и перерастает в Отношение, разрушая все лучшее в компании. Поэтому, контроль ключевых процессов должен быть регулярным и неотвратимо перехватывать Случайности, не давая им повториться в том же виде снова.  Да, сразу оценить причину отклонения (следствие ошибки или нарушения) довольно сложно, но исправить процесс, чтобы исключить повторение, возможно всегда. Примитивный руководитель снова и снова ругает подчиненных за повторение старых ошибок, но оставляет без изменений их причины. Так и вырабатывается безразличное Отношение.

 4.    Контроль не для бюрократии, а для пользы дела. Умный руководитель минимизирует контрольную отчетность, убирая лишние данные и показатели.  С ростом квалификации он, как опытный диагност, оставляет самые надежные индикаторы, показывающие «живые» и достоверные результаты. Примитивный же наращивает не квалификацию, а документооборот, обрастает десятками дублирующих показателей, в которых все равно не может разобраться и принять верное решение.

Какие данные действительно помогают Вам оценить фактическое состояние дел:

• что конкретно достигнуто к текущему контрольному моменту?
• в какой измеримой степени, и по каким показателям (количественным, качественным и временнЫм) цель достигнута?
• какие отклонения имеют место?
• в каком направлении необходима корректировка по установленным отклонениям?

 5. Контроль - от непосредственного, к дистанционному. Эффективный и умный руководитель стремится максимально быстро найти надежные и оперативные инструменты контроля. Из множества вариантов - непосредственного наблюдения за работой, анализа результатов деятельности, письменных  и устных, бесед и совещаний и т.д. выбираются те, что позволяют экономить максимум времени и проверяющего, и исполнителя. Главное – быть способным быстро определить отклонение и отреагировать на него. Примитивный руководитель делает процедуру контроля самостоятельным процессом, с «главным блюдом – разносом подчиненного»… Складывается впечатление, что для него важно не достижение результата и поддержка, а ожидание провала, поиск виновного и его разнос. Самое интересное, что у таких руководителей никогда нет и минуты времени на обучение подчиненных и профилактику срывов, но всегда есть часы и целые дни на совещания «по устранению и поиску виновных…». :)

 6. Грамотный контроль воспитывает Ответственность у каждого участника его процедуры!  Ответственность – это способность отвечать за свои поступки и действия, и  признавать причинно - следственную связь своего поведения в существующей ситуации. Умный руководитель понимает, что «зона ответственности» формируется у человека в детстве и с течением жизни расширяется на различные сферы. Уровень ответственности определяется желанием расширять области своего влияния, готовностью брать на себя новые обязательства и умением отвечать за полученный результат. Человек начинает  видеть причину происходящего в себе и предпринимать  действия для изменения ситуации. Умный руководитель бережно, но неуклонно расширяет зону ответственности у подчиненных, стремясь использовать проактивный (профилактический) подход.

Примитивный руководитель наваливает ответственность без оценки возможностей исполнителя, превращая ее из инструмента развития в тяжелое бремя с перспективой наказания. Под этой тяжестью подчиненный и доползает до неминуемого провала с последующим разносом… Что и требовалось такому руководителю.

 7.    Исполнитель может отвечать лишь за то, на что он действительно влияет! Умный руководитель четко определяет границы области влияния своих подчиненных на процессы и результат еще на этапе постановки задачи. В древнем военном трактате о стратегии «Искусство войны» Сунь-цзы, эта идея выражена предельно конкретно и четко. «Непобедимость заключена в самом себе; возможность победы зависит от противника. Поэтому тот, кто преуспел в войне, может сделать непобедимым себя, но не обязательно может заставить врага покориться». Действительно, даже самый опытный профессионал, часто имеет ограниченное влияние на клиентов и коллег, контрагентов и конкурентов, погоду или курс доллара. Да, он стремится проанализировать ситуацию, предусмотреть форс–мажоры и неожиданности, подбирает лучшие инструменты и способы, чтобы повысить вероятность достижения результата, (в этом и отражается его  профессионализм), но управляет только тем, на что имеет влияние. Примитивный руководитель валит, что называется, «с больной головы на здоровую», возлагая на подчиненного ответственность, а скорее – вину, за все: законы, дороги, капризы клиентов, болезни коллег, отмены рейсов в командировке и прочее.

В результате действий примитивного руководителя подчиненный перестает видеть смысл в критической оценке своего поведения – «все равно всегда виноват буду я». И, главное – теряет мотивацию на анализ своих действий для улучшения качества собственных навыков.

 Почему контроль – привилегия для умных?

 В эффективной компании контроль становится, в основном, не функцией наказания, а механизмом предоставления обратной связи.

• Руководитель получает оперативную информацию о состоянии дел в своей «зоне ответственности» и сигналы – что ему необходимо улучшать в управлении, обеспечении ресурсами, мотивации и т.д.
• Подчиненный узнает о своих ошибках и достижениях, причинах отклонения от поставленных целей, компетенциях и навыках, которых ему следует развивать. Это позволяет ему расти и развиваться в компании и профессии.
• Организация ориентирована не на поиск виновных и их наказание, а становится саморазвивающейся системой, перехватывающей возможные ошибки и перерабатывающая их в будущие возможности.   

  Согласно принципам кибернетики, любая функциональная система при эффективном использовании отрицательной обратной связи (а это и есть – правильный контроль), становится самосовершенствующейся. Как гласит «золотое» правило П.К. Анохина: «Само отклонение от нормы служит стимулом возвращения к норме». Именно поэтому, основатель кибернетики Норберт Винер называл обратную связь «посохом слепого» и «секретом жизни», а французский биолог П. Латиль — «секретом всеобщей упорядоченности и организованности».

            Умный руководитель максимально использует получаемые им в ходе контроля данные для постоянного развития компании и сотрудников, оперативно предоставляя качественную обратную связь.

При этом, он:

• Внимательно выслушивает все необходимые объяснения исполнителей
• Обязательно уточняет те детали, которые сам не до конца понимает
• Анализирует поведение исполнителей, а не особенности их личности
• Опирается на наблюдения и факты, а не умозаключения
• Прежде чем критиковать, обращает внимание на объективные помехи и сильные стороны исполнителя.
• В ходе предоставления обратной связи ограничивается тем объемом информации, который гарантированно может быть осмыслен получателем.
• Направляет внимание на все положительные изменения
• Тщательно выбирает время, место, периодичность и уровень общения
• Контролирует изменения в поведении и навыках после обратной связи

 Так контроль в умелых руках превращается в средство совершенствования бизнес – процессов компании и развития сотрудников!

 Уверены, Вы уже оценили преимущества умного контроля и обратной связи для развития Вашей компании и подчиненных.

Нужны необходимые инструменты, алгоритмы и подробности для внедрения?

Обращайтесь к нам в Высшую Школу Профессионалов.

Успехов в делах!

 

лидерство, управление, менеджмент, тренинг-практикум, мастер-класс, тренинг, бизнес