Постановка задач и делегирование – одни из важнейших функций управления. Каждый руководитель обязан делать это постоянно и эффективно. И если объем делегирования часто  определяет текущую эффективность руководителя, то качество делегирования - лучший показатель его способности управлять.

Таким образом, совершая ошибки при делегировании, руководитель значительно  теряет в авторитете в глазах своих коллег и подчиненных.

 Обратите внимание на 7 основных ошибок при делегировании и исправьте их  - это позволит Вам значительно повысить качество управления!

 1.    ССР  вместо SMART.

 ССР – это Само Собой Разумеется – ключевая ошибка делегирующего. Все эти ….«действуй по обстоятельствам, ….смотри там сам…ты, наверное, видел, как я это делаю…..» из уст руководителя звучат для подчиненного, как признание  босса в собственной некомпетентности.

Взялись делегировать – будьте готовы ясно и точно объяснить - что, каким образом, к какому сроку, в каком виде  и почему необходимосделать.  Обязательно укажите чего не следует делать – часто именно в отсутствии ограниченийлежит причина будущего провала. Ведь, стремясь оправдать доверие, подчиненные увлекаются процессом и «заплывают за буйки» своих полномочий, ресурсов и способностей, создавая новые проблемы вместо ожидаемого результата.

Ставя задачу и определяя круг обязанностей, учитывайте уровень компетенции сотрудника:

• Новичок - никогда и нигде ранее такого не делал. Ему потребуется  подробное объяснение, алгоритм выполнения и максимум контрольных точек для проверки процесса и профилактики сбоев.
• «Продвинутый» новичок - делал что-то похожее в другой компании. Обратите внимание на ограничения  (чего не следует делать), так как именно «продвинутые» новички склонны «выходить за рамки» и создавать проблемы под лозунгом «А я всегда так делал на прошлом месте работы….»
• Специалист -  выполнялподобное несколько раз и кое – что даже неплохо получалось. Ему достаточно SMARTа и мягкого напоминания о проблемных местах в новом поручении. Можно установить пару контрольных точек и оказаться рядом, в тот момент, когда подчиненнный приступит к реализации этих проблемных пунктов.
• Профессионал. Делал много раз и всегда – великолепно!  Забудьте о нем,как об исполнителе и читайте пункт 2 !  :)

 2. Ошибка в выборе исполнителя.  

Постоянно выбирая «профессионала»  для исполнения поручения, руководитель  попадает в ситуацию «разрыва» компетентности – один или два подчиненных резко прогрессируют, им доверяют и поручают все больше и больше, а остальные остаются некомпетентными и необученными.  И однажды, руководитель становится «заложником» своей ошибки – начинает полностью зависеть от этих профессионалов, так как «…может положиться только на них».  А что, если они завтра захотят уволиться или начнут диктовать свои условия?  Грамотный руководитель использует делегирование как инструмент повышения квалификации, ответственности и мотивации, а значит – «прокачивает» своих подчиненных равномерно и последовательно, поднимая компетентность каждого, а не только «избранных». Обучая всех своих подчиненных, Вы перестаете зависеть от них!

 3.    Личность или должность.

.«Кому доверяю – тому и делегирую» -  часто можно услышать от руководителя, возлагающего новую функцию на подчиненного, хотя выполнять ее, согласно должностным обязанностям, должен совсем другой. Тем самым, руководитель дискредитирует всю систему управления, которая основана не на личном доверии, а на соотношении квалификации и мотивации, управляемости и контроле. Не доверяет – значит не верит с свои управленческие способности и инструменты! Поэтому, делегируйте тому, кто по своему функционалу обязан выполнять задачи такого рода, и добивайтесь их качественного выполнения.

И все сомнения в Вашем авторитете исчезнут!

 4.     Страх самому "уронить авторитет" или «потерять власть».  

 Эту ошибку совершают руководители, которые боятся, что другие сделают порученную работу лучше, чем они. Или, о ужас, «присвоят» себе частицу власти босса, если будут выполнять его работу. Такие опасения свойственны, в основном, молодым руководителям, не осознающим, что высшей доблестью менеджмента и является управление профессионалами, каждый из которых в своем деле «круче» руководителя – иначе зачем они вообще работают у Вас?

Смело делегируйте и наслаждайтесь отличными результатами и возрастающей ответственностиью своих подчиненных – только так Вы становитесь отличным руководителем!

 5.    Делегирование без ответственности.

 Наделение исполнителей полномочиями должно уравновешиваться персональной ответственностью.  Просто помните: в каждый момент времени за каждый элемент любого бизнес – процесса должен отвечать конкретный исполнитель. И он должен знать об этом заранее :)

В армии, у командиров, это правило работает на уровне рефлекса: берем двух солдат – один из них назначается старшим. И теперь он отвечает за действия обоих. 

«Размывание» ответственности, когда никто ни за что не отвечает или успешное уклонение от нее подчиненными, всегда резко снижает авторитет руководителя.  

 6.    Делегирование прямых обязанностей сотрудника.

 Вы знаете, что более 70% сотрудников не знают своих прямых обязанностей (никогда не имели их списка, не были ознакомлены или забыли их значительную часть после нескольких коррекций)? 

Еще более удивительно, когда руководитель наделяет сотрудника новыми обязанностями, которые….тот и так обязан был выполнять все это время. Например – активный поиск новых клиентов или оформление дополнительных документов по сделке, регулярные мероприятия по усилению клиентоориентированности и т.д. 

Это настолько распространено, что давно получило определение - «фиктивное делегирование».

Авторитета оно не прибавляет, а управление и результаты страдают серьезно.

Попросите  каждого из своих подчиненных написать список  его должностных обязанностей – уверен, Вас ждет много неожиданного, при чтении. Затем скорректируйте их с учетом текущих требований компании, оформите как официальный внутренний документ и теперь приступайте к ознакомлению с последующим делегированием.

Четкое понимание своих обязанностей подчиненным и требование исполнять их, исходящее от руководителя – гарантия повышения качества управления. А значит, и  роста авторитета руководителя.

 7.    Негативные установки руководителя

И все же, основной ошибкой руководителя в области делегирования, являются его внутренние негативные установки, мешающие перейти от самостоятельного выполнения к руководсту – выполнению работы посредством других людей. Поэтому, если у Вас время от времени, появляются мысли, вроде:

• неловко грузить подчиненных дополнительной работой;
• боюсь  доверить эту задачу другим, так как она сложная;
• самому хочется разобраться в этой ситуации:
• нет времени, объяснять, учить и переделывать….

и тому подобные - смело гоните их прочь и ДЕЛЕГИРУЙТЕ!

 И Ваш авторитет руководителя взлетит до небес!

 Помните: если Вы делаете то, что за Вас могут сделать подчиненные – Вы совершаете должностное преступление!

С уважением, Ваш бизнес - тренер Игорь Ткач, которому можно смело делегировать обучение сотрудников

менеджмент, управление, супервайзер, тренинг, тренинг-практикум